Politica_de_Datos

1. Introducción y compromiso de PMJ

PMJ Arquitectos Cía. Ltda. (en adelante, “PMJ”) reconoce la importancia de la privacidad y de la protección de los datos personales de las personas con quienes mantiene relaciones comerciales, laborales, contractuales, institucionales o de cualquier otra naturaleza.

La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales tiene como objetivo informar, de forma clara y transparente, qué datos personales puede recopilar PMJ, para qué finalidades los utiliza, bajo qué bases de legitimación los trata, con quién puede compartirlos, durante cuánto tiempo puede conservarlos y cómo pueden los titulares ejercer los derechos reconocidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador (LOPDP), su Reglamento y demás normativa aplicable.

PMJ adopta medidas organizativas, técnicas y contractuales orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información personal que se encuentra bajo su responsabilidad.

Esta política aplica a los tratamientos realizados en las oficinas, proyectos, obras, canales comerciales y administrativos, así como mediante herramientas tecnológicas y servicios digitales utilizados por PMJ.

2. Alcance

La presente Política se aplica a los datos personales tratados por PMJ respecto de las personas naturales que interactúan con la organización, incluyendo, según corresponda:

• Clientes y compradores de proyectos inmobiliarios.
• Prospectos, interesados y potenciales clientes.
• Trabajadores, ex trabajadores y candidatos a puestos de trabajo.
• Proveedores, contratistas, consultores y sus representantes o contactos.
• Visitantes, usuarios de instalaciones y personas que ingresen a oficinas, proyectos u obras.
• Contactos comerciales, institucionales y demás personas que se comuniquen con PMJ.
• Personas cuyos datos sean proporcionados legítimamente por un cliente, trabajador, proveedor u otro titular.

3. Canales y medios de interacción

PMJ puede recibir, recopilar, consultar o utilizar datos personales a través de canales físicos, telefónicos y digitales, entre ellos:

• Sitio web de PMJ: www.pmjarquitectos.com.
• Formularios y mecanismos de contacto disponibles en medios digitales.
• Correo electrónico corporativo.
• WhatsApp y otros canales autorizados de atención.
• Telefonía IP y llamadas de atención o gestión comercial.
• Redes sociales y plataformas digitales administradas por PMJ.
• Microsoft 365, incluyendo Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive y Microsoft Lists.
• ERP O4Bi y otras aplicaciones empresariales.
• HubSpot y herramientas relacionadas con gestión comercial y de clientes.
• Herramientas de Inteligencia Artificial, incluyendo agentes utilizados para atención o calificación de prospectos.
• Atención presencial en oficinas, salas de ventas, proyectos y obras.
• Registros físicos o digitales generados en procesos administrativos, comerciales, financieros, de talento humano y tecnológicos.
• Sistemas de videovigilancia y controles de acceso, cuando correspondan.

4. Glosario

5. Principios aplicables al tratamiento

6. Responsable del tratamiento

PMJ Arquitectos Cía. Ltda. es responsable del tratamiento de los datos personales comprendidos en esta Política, en la medida en que determina las finalidades y medios de los tratamientos realizados en el desarrollo de sus actividades.

7. Delegado de Protección de Datos Personales

PMJ ha designado al Ing. Jefferson López, Coordinador de TI, como Delegado de Protección de Datos Personales (DPD), para actuar como punto de contacto en materia de protección de datos y desarrollar las funciones que le sean atribuidas por la normativa, por la organización y por las políticas internas de PMJ.

El DPD podrá asesorar respecto de obligaciones de protección de datos, apoyar la supervisión del cumplimiento, participar en análisis de riesgos y evaluaciones relacionadas con tratamientos de datos personales, promover buenas prácticas y servir de canal de comunicación con los titulares y, cuando corresponda, con la autoridad de control.

Contacto del DPD: dpdp@pmjarquitectos.com.

8. Titulares y categorías de datos personales

Dependiendo de la relación y del tratamiento específico, PMJ puede tratar categorías de datos personales como las siguientes:

9. ¿Qué datos personales se tratan, para qué y por qué?

Los datos pueden ser obtenidos directamente del titular, generados durante la relación con PMJ o proporcionados legítimamente por terceros. La naturaleza de los datos dependerá del producto, servicio, relación contractual, proceso interno o canal utilizado.

9.1 Datos proporcionados por el titular

Son aquellos que la persona entrega voluntariamente o en cumplimiento de una relación contractual o legal, por ejemplo mediante formularios, contratos, solicitudes, correos, llamadas, WhatsApp, entrevistas, hojas de vida, registros de visitantes o procesos de compra.

9.2 Datos generados durante la relación

Son aquellos que se generan como consecuencia de las interacciones con PMJ, tales como historial de atención, seguimiento de solicitudes, registros administrativos, información contractual, registros de sistemas, movimientos asociados a procesos internos o información necesaria para prestar servicios.

9.3 Datos provenientes de terceros

PMJ podrá recibir información de terceros cuando exista una base legítima para ello, por ejemplo proveedores, representantes, entidades relacionadas con procesos contractuales, referencias o personas que actúen legítimamente en nombre del titular.

9.4 Datos obtenidos mediante herramientas digitales

Cuando corresponda, PMJ podrá tratar información derivada de la utilización de su sitio web, formularios, aplicaciones, plataformas de gestión comercial, Microsoft 365, ERP, herramientas de comunicación y otros sistemas utilizados para operar el negocio.

10. Finalidades y bases de legitimación

PMJ podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades, dependiendo del caso concreto y de la base de legitimación aplicable.

En pantallas pequeñas, desliza la tabla horizontalmente para ver todas las columnas.

11. Tratamientos específicos por relación con PMJ

11.1 Clientes y compradores

PMJ podrá tratar datos necesarios para gestionar la relación comercial y contractual relacionada con sus proyectos y servicios, incluyendo identificación, contacto, información contractual, facturación, pagos, comunicaciones y documentación necesaria para la ejecución de obligaciones.

11.2 Prospectos e interesados

PMJ podrá tratar información proporcionada por personas interesadas en sus proyectos para responder consultas, identificar necesidades, registrar el proyecto de interés, realizar seguimiento comercial y derivar la atención a asesores humanos cuando corresponda.

Cuando se utilicen agentes digitales o herramientas de IA para atención inicial o calificación, PMJ informará el propósito del tratamiento conforme a la normativa aplicable y evitará solicitar datos que no sean necesarios para la finalidad concreta.

11.3 Trabajadores, ex trabajadores y candidatos

PMJ podrá tratar datos necesarios para selección, contratación, administración laboral, nómina, seguridad, cumplimiento de obligaciones y gestión de la relación de trabajo o profesional. El acceso se limitará a las personas que necesiten conocer la información para sus funciones.

11.4 Proveedores y contratistas

PMJ podrá tratar datos de proveedores, contratistas, consultores, representantes legales y contactos para procesos de selección, contratación, órdenes de compra, coordinación de servicios, facturación, pagos, cumplimiento y administración de la relación.

11.5 Visitantes y personas que ingresan a instalaciones

PMJ podrá registrar información necesaria para controlar accesos y proteger a las personas y bienes en oficinas, proyectos y obras, conforme a los procedimientos internos y la normativa aplicable.

12. Inteligencia Artificial y decisiones automatizadas

PMJ utiliza herramientas de Inteligencia Artificial como apoyo a determinados procesos, incluyendo atención y calificación inicial de prospectos, automatización, análisis o asistencia en tareas empresariales. Estas herramientas deberán utilizarse de acuerdo con las finalidades autorizadas y con las políticas internas de seguridad y protección de datos.

En el caso de agentes comerciales de IA, su función puede incluir recibir consultas, proporcionar información validada sobre proyectos, recopilar datos mínimos necesarios, identificar el interés del prospecto y preparar la transferencia a un asesor humano.

PMJ procurará que las decisiones que puedan producir efectos jurídicos o afectar significativamente a una persona no se basen exclusivamente en tratamientos automatizados cuando la normativa establezca restricciones o derechos específicos. Cuando corresponda, se contemplarán mecanismos de revisión humana.

12.1 Reglas de uso responsable de IA

• No ingresar en herramientas de IA información personal que no sea necesaria para la tarea.
• Utilizar únicamente herramientas autorizadas por PMJ para información corporativa.
• Evitar cargar documentos o bases de datos con información personal en servicios no autorizados.
• Verificar la exactitud de resultados generados por IA antes de utilizarlos en decisiones o comunicaciones relevantes.
• Aplicar controles de acceso y confidencialidad.
• Registrar y revisar los tratamientos de IA que impliquen datos personales cuando corresponda.
• Respetar los derechos de los titulares y las obligaciones aplicables al tratamiento automatizado.

13. Página web, cookies y herramientas digitales

PMJ puede utilizar tecnologías digitales para mejorar la experiencia de navegación, gestionar formularios, analizar el funcionamiento de sus canales y mantener la seguridad. Cuando se utilicen cookies u otras tecnologías similares que impliquen tratamiento de datos personales, se proporcionará la información y, cuando sea necesario, se solicitará la autorización correspondiente.

Las herramientas corporativas utilizadas por PMJ incluyen Microsoft 365, Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Microsoft Lists, ERP O4Bi, HubSpot, Treble AI, plataformas de comunicación, cPanel y otros sistemas autorizados.

El tratamiento realizado mediante estas herramientas estará sujeto a los contratos, configuraciones de seguridad, controles de acceso y condiciones aplicables a cada proveedor, sin perjuicio de las obligaciones de PMJ como responsable del tratamiento.

14. Videovigilancia y seguridad física

PMJ cuenta con sistemas de videovigilancia destinados a contribuir a la seguridad de personas, instalaciones, proyectos, obras, equipos y bienes. Las imágenes captadas pueden constituir datos personales cuando permitan identificar a una persona.

Las cámaras podrán ubicarse en áreas de acceso, circulación, seguridad, parqueaderos u otros espacios definidos por PMJ. No se utilizarán para fines incompatibles con la seguridad y protección de las instalaciones.

El acceso a las grabaciones estará restringido a personal autorizado y, cuando corresponda, a proveedores encargados de seguridad o mantenimiento bajo las condiciones contractuales aplicables.

15. Destinatarios, encargados y transferencias

PMJ podrá comunicar datos personales a terceros cuando exista una base legítima para hacerlo y sea necesario para una finalidad informada o para el cumplimiento de una obligación.

Entre los posibles encargados o proveedores tecnológicos pueden encontrarse proveedores de Microsoft 365, O4Bi, HubSpot, Treble AI, servicios de hosting, cPanel, proveedores de seguridad, proveedores de nómina, contabilidad, marketing y otros servicios contratados por PMJ.

Los proveedores que traten datos por cuenta de PMJ deberán estar sujetos, según corresponda, a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad, uso limitado de la información y cumplimiento de la normativa aplicable.

Cuando un tratamiento implique comunicación o transferencia internacional de datos personales, PMJ aplicará las garantías y requisitos previstos por la normativa ecuatoriana aplicable, según la naturaleza del tratamiento y del destinatario.

16. Conservación de datos personales

PMJ conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad correspondiente, atender obligaciones legales, contractuales o regulatorias, gestionar reclamaciones, ejercer derechos o defender sus intereses legítimos cuando corresponda.

Para definir los períodos de conservación, PMJ considerará, entre otros, los siguientes criterios:

• Duración de la relación contractual, comercial o laboral.
• Necesidades de gestión y atención de solicitudes.
• Obligaciones legales, tributarias, laborales o contractuales.
• Plazos de prescripción de acciones.
• Necesidades de seguridad y prevención de incidentes.
• Políticas y lineamientos internos de conservación y eliminación.

17. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales pueden ejercer los derechos reconocidos por la normativa aplicable, de acuerdo con sus requisitos y excepciones.

18. Ejercicio de derechos

Los titulares pueden presentar solicitudes relacionadas con sus derechos de protección de datos a través del correo dpdp@pmjarquitectos.com, indicando de forma clara el derecho que desean ejercer y proporcionando la información necesaria para identificar la solicitud.

PMJ podrá solicitar información o documentación razonable para verificar la identidad del solicitante y evitar accesos no autorizados a datos personales.

La solicitud deberá contener, en la medida necesaria, información que permita identificar al titular, describir el derecho que desea ejercer y señalar los datos o tratamiento al que se refiere.

PMJ atenderá las solicitudes dentro de los plazos y condiciones establecidos por la normativa aplicable. Cuando una solicitud no pueda ser atendida total o parcialmente por una excepción legal, se informará la razón correspondiente.

19. Responsabilidades de los titulares y de PMJ

19.1 Responsabilidades del titular

• Proporcionar, cuando corresponda, información verdadera, exacta, completa y actualizada.
• Informar a PMJ cuando exista un cambio relevante en los datos proporcionados.
• No proporcionar información personal de terceros sin contar con una base legítima para hacerlo.
• Utilizar los canales de ejercicio de derechos de manera clara y responsable.

19.2 Responsabilidades de PMJ

• Determinar las finalidades y bases de legitimación de sus tratamientos.
• Implementar medidas de seguridad adecuadas al riesgo.
• Limitar el acceso a datos personales al personal autorizado.
• Mantener procedimientos para atender derechos de los titulares.
• Gestionar incidentes de seguridad y aplicar medidas de mitigación.
• Supervisar, según corresponda, a los encargados y proveedores que tratan datos por cuenta de PMJ.
• Promover capacitación y concienciación del personal.
• Mantener documentación y evidencias de cumplimiento de protección de datos.

20. Datos personales de terceros

Si una persona proporciona a PMJ datos personales de terceros, deberá contar con una base legítima para hacerlo y, cuando corresponda, haber informado al tercero sobre la comunicación de sus datos y las finalidades para las cuales serán tratados.

Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando un cliente proporciona información de su cónyuge, familiares, representantes, referencias u otras personas vinculadas a una relación contractual o comercial.

PMJ podrá solicitar información adicional cuando sea necesario para determinar la legitimidad del tratamiento.

21. Seguridad y confidencialidad

PMJ aplica medidas técnicas, organizativas y administrativas orientadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, destrucción, alteración, divulgación o uso indebido.

21.1 Medidas organizativas

• Políticas y procedimientos internos de seguridad y protección de datos.
• Control de responsabilidades y perfiles de acceso.
• Compromisos de confidencialidad.
• Capacitación y sensibilización del personal.
• Gestión de proveedores y encargados.
• Procedimientos de gestión de incidentes.

21.2 Medidas tecnológicas

• Gestión de cuentas y permisos de acceso.
• Controles de autenticación y administración de usuarios.
• Protección de correo y herramientas Microsoft 365.
• Copias de seguridad y mecanismos de recuperación.
• Controles de red, servidores y almacenamiento.
• Medidas de protección frente a accesos no autorizados y amenazas de ciberseguridad.
• Registro y monitoreo de eventos cuando corresponda.

Las medidas se ajustarán de forma proporcional al riesgo, a la naturaleza de los datos y a las características de cada tratamiento.

22. Gestión de incidentes y violaciones de seguridad

PMJ deberá contar con un proceso para identificar, registrar, evaluar, contener, investigar y remediar incidentes que puedan afectar datos personales.

Cuando se produzca una violación de seguridad que pueda entrañar riesgos para los derechos y libertades de las personas, PMJ evaluará el evento y realizará las notificaciones que correspondan a los titulares y a la Autoridad de Protección de Datos Personales, dentro de los plazos y condiciones establecidos por la normativa aplicable.

22.1 Etapas mínimas de gestión

1. Detección y reporte del incidente.
2. Contención inicial y protección de los sistemas o información afectados.
3. Evaluación del tipo de datos y titulares involucrados.
4. Análisis del riesgo y posibles consecuencias.
5. Documentación del incidente y medidas adoptadas.
6. Notificación a las autoridades y titulares cuando corresponda.
7. Remediación y recuperación.
8. Revisión posterior y adopción de medidas preventivas.

23. Datos de niños, niñas y adolescentes

PMJ no dirige sus actividades comerciales principales a niños, niñas o adolescentes como titulares de productos o servicios. No obstante, en determinadas situaciones podrían aparecer datos de familiares o terceros menores de edad proporcionados por clientes, trabajadores u otras personas.

Cuando PMJ deba tratar datos de niños, niñas o adolescentes, aplicará las condiciones, garantías y bases de legitimación exigidas por la normativa ecuatoriana, prestando especial atención al interés superior y a la protección reforzada que corresponda.

24. Cambios en la política y tratamiento ulterior

PMJ podrá actualizar esta Política cuando sea necesario por cambios en sus actividades, procesos, tecnologías, proveedores, normativa o prácticas de tratamiento.

Cuando un cambio sea relevante para la privacidad de los titulares, PMJ adoptará las medidas de información que correspondan para que las personas puedan conocer el nuevo tratamiento y, cuando proceda, ejercer sus derechos.

Si PMJ requiriera tratar datos personales para una finalidad nueva e incompatible con la finalidad originalmente informada, se realizará la evaluación correspondiente y se proporcionará la información o se solicitará la autorización que resulte exigible.

La versión vigente estará disponible a través de los canales que PMJ determine.

25. Contacto y vigencia

Para consultas, solicitudes o requerimientos relacionados con protección de datos personales, los titulares pueden comunicarse con PMJ a través de:

Esta Política entra en vigencia en septiembre de 2026 y corresponde a la versión 1.0.